Комуникација преку е-пошта: Зошто е важна во новинарството и како таа да се унапреди

27.06.2022. / 11:24
Автор/ка
Share
e-mail
e-mail

Mоментот кога американскиот програмер Ray Tomlinson, во 1971 година, смислил метод за испраќање на електронски пораки до таргетираните корисници, воведувајќи го знакот „@“, стана моментот што е познат како раѓање на е-маилот каква што го знаеме денес. Кога кралицата Elizabeth II, во 1976 година, испрати е-маил на ARPANET, претходникот на денешниот Интернет, стана прва лидерка на држава што го направила тоа и никој не можел ниту да замисли какви сѐ последици тоа ќе остави врз дотогашниот вообичаен начин за размена на пораки. Иако развојот на техниката и на технологијата го унапредија нејзиното користење, можностите, брзината и едноставноста, примарната функција на е-маилот остана иста. Дури и денес, во изобилство на онлајн алатки кои овозможуваат и усна и писмена комуникација, ниту една од нив сѐ уште не успеала да ја симне од тронот електронската пошта (е-маилот), особено кога станува збор за професионалната комуникација.

Е-маилот во светот на новинарството

Доаѓањето до информации, контактирањето на потенцијалните извори за приказна, интервју, изјава за статија, вест или било кој друг вид на медиумска содржина на кој новинарите/ките секојдневно работат, би било речиси незамисливо без користење на е-маил. Праќањето на е-маил денес е многу поедноставно, побрзо и поефикасно во споредба со 70-тите години. Меѓутоа, неговата масовна употреба доведе до претрупани сандачиња на влезната пошта (inbox) на многу корисници/чки. Така, примарната цел испраќањето на порака до таргетираниот/та корисник/чкасѐ повеќе се менува и фокусот се става на развивањето на начин како таргетираниот/та корисник/чка да се заинтересира да ја прочита пораката која му ја испраќаме и како да го/ја мотивираме да одговори на неа.

Во светот на новинарството роковите се правило кое мора да се почитува. Целта е на време да се дојде до сите потребни информации и да се подготви содржината на приказната во предвидениот рок за нејзино објавување. Доколку приказната на која работиме зависи од одговорот на е-маилот што сме го испратиле до потенцијалниот извор на информации, тогаш пожелно е да ги оптимизираме можностите кои водат до таа цел.

Испраќање на прашања преку е-маил

Секоја добра новинарска приказна подразбира минимум два (а пожелно е и повеќе) извори на информации. Тоа обично се лица кои располагаат со информациите што ни се потребни за да ја дополниме содржината на приказната на која работимеинформации што ќе и дадат кредибилитет на нашата приказна. Контактирањето на овие лица преку е-маил е вообичаена практика. Меѓутоа, често се случува голем број од овие прашања да останат неодговорени или дури и непрочитани. Зошто?

Во продолжение претставуваме некои од најчестите грешки кои обично се причина за тоа, но и неколку совети како да го избегнете правењето на тие грешки.

Наслов на е-маилот/предмет

Насловот, односно предметот на е-маилот е првото нешто што вашиот потенцијален извор на информации ќе го прочита откако ќе добие известување за добивањето на нов е-маил. Тие неколку зборови обично се пресудни за тоа дали пораката ќе биде прочитана, особено ако вашиот извор на информации е личност чија природа на работа подразбира примање на голем број на е-маилови дневно. За максимално да го искористите просторот што ви е на располагање, обрнете внимание на следново:

  • Бидете краткидолжината е знак на почитување кон личноста што се наоѓа од другата страна на екранот. Некои студии покажуваат дека колку е подолг насловот на е-маилот, толку процентот за негово отворање се намалува. Експертите препорачуваат насловот/предметот на е-маилот да не биде подолг од девет зборови и 60 знаци.

  • Бидете јасниако сакате примателите на вашиот е-маил да се заинтересираат за неговата содржина, погрижете се јасно да ја соопштите неговата вредност.

  • Чувајте се од филтрите за несакана поштавнимателно избирајте ги зборовите и избегнувајте ги оние што можат да бидат препознаени како несакана пошта („продажба“, „понуда и сл.), како и прекумерна употреба на големи букви. Покрај тоа, истражувањата покажуваат дека прекумерната употреба на интерпункциски знаци можат да направат вашиот е-маил да изгледа како несакана пошта и поради тоа се советува користење на не повеќе од 3 интерпункциски знаци по предмет.

Интернет лингвистката, Gretchen McCulloch, објаснува како да се напише ефектен наслов/предмет на е-маилот за медиумски прашања кој ќе ги заинтересира неговата содржина и вели: „Вашата главна цел е да ми ја пренесете целата содржина на е-маилот во прегледот што ќе се појави на мојот телефон или во еден ред во сандачето на дојдовната пошта на Gmail, пред да го отворам. Ова ќе ми покаже колку итно воопшто морам да го отворам и со тоа да ги зголемите вашите шанси брзо да добиете одговор, особено ако патувам, ако сум на конференција, штотуку сум се разбудила или едноставно сум на мојот телефон.“ Токму поради ова, како што објаснува, она што сака да го знае е: за кој медиум се работи, накратко која е темата, дали сакате интервју или сакате нејзина изјава и ако е можно вашиот рок или временската рамка.

Некои од најлошите примери на наслови/предмети на е-маил се:  

  • Здраво

  • Прашање

  • Имате ли време за разговор?

  • Ваше мислење

  • Сѐ што содржи лично имевака изгледате како испраќачи на несакана пошта.

Можеби ќе се чувствувате непристојно, мислејќи дека пољубезен пристап во предметот на е-маилот е подобар или дека ако знам што навистина има во е-маилот дека нема да сакам да го отворам. Ве уверувам, за зафатените луѓе кои примаат многу несакана пошта, најљубезната работа што можете да ја направите е да ни помогнете поефикасно да ја сортираме нашата дојдовна пошта“, вели McCulloch, додавајќи дека е најмалку заинтересирана за отворање на е-маилови што имаат нејасен предмет. „Ако мислите дека нема да бидам заинтересирана за вашето прашање ако го кажете похрабро, тоа може да биде знак дека не треба воопшто да испраќате е-маил, но никако не е знак дека треба да го направите тоа со мистерија“, нагласува McCulloch.

Зајакнете го телото на текстот на е-маилот

Откако со насловот/предметот го разбудивте интересот за содржината на е-маилот, погрижете се телото на вашиот е-маил да биде силно, интересно и привлечно. Вашата порака треба да биде јасна и лесна за читање (на било кој електронски уред). Ова можете да го обезбедите ако:

  • Користите ознаки на било која листа (bullet-и)

  • Користите поднаслови

  • Параграфите треба да бидат кратки и лесно разбирливи

  • Користите линкови за да го намалите бројот на зборови

  • Болдирајте сѐ што е важно (како што е рокот за праќање на одговорите)

Како да се формира телото на текстот на е-маилот

Без оглед на тоа кој е вашиот потенцијален извор на информации, започнете го вашиот е-маил љубезно и формално.Почитуван господине (Презиме)“/“Почитувана гопоѓо (Презиме)“ е секогаш добар почеток, а до брзи повратни информации може да ве доведат следните чекори:

  • Претставете се. Наведете го вашето име, медиумот за кој работите и неговата важност за заедницата.

  • Презентирајте ја вашата приказна и објаснете ја причината поради која се јавувате, за да го разбудите неговиот/нејзиниот интерес за соработка.

  • Објаснете како дојдовте до неговото/нејзиното име (некој ве упатил) и зошто мислите дека е важна перспективата што неговите/нејзините коментари можат да и ја дадат на вашата приказна.

  • Наведете го вашиот телефонски број, адресата на живеење и други релевантни информации.

  • Исто како што вие го проверувате идентитетот на некого што ќе ви се обрати преку е-маил и вашиот извор е несигурен кога сте вие во прашање. Секогаш им давате на луѓето шанса и доволно време за да го проверат вашиот идентитет. Испратете линкови од вашите претходни приказни/статии за да покажете дека и претходно сте обработувале слични теми.

  • Нагласете дека имате ограничено време. Јасно наведете до кога ви е потребен одговор за да ги исполните зададените рокови.

  • Никогаш не ги испраќајте прашањата во прилог, во Word или некој друг документ. Луѓето не сакаат да ги отвораат датотеките што ќе ги добијат од непознати лица поради опасноста од компјутерски вируси.

Откако ќе завршите со формирањето на телото на текстот на е-маилот, одвојте неколку минути за да се уверите дека содржи сѐ што е потребно. Проверете ги правописните и граматичките грешки, датумите и доработете ја и зајакнете ја содржината на следниов начин:

  • Заменете ги слабите глаголи со активни

  • Користете активен глас за да го подобрите вашиот тон и да го избегнете нејасното или двосмисленото пишување

  • Заменете ги камуфлираните именки како што се соработка, учество и решение со глаголите: да се соработува, да се учествува и да се решава.
  • Избегнувајте збунувачки жаргон и наведете ги сите акроними.

Последно, но не и помалку важно е начинот како ќе го завршите вашиот е-маил. Истражувањето покажува дека крајот на е-маилот е подеднакво важен како и неговиот остаток. Студијата ја мерела ефикасноста на различните завршни фрази преку прегледување на 350.000 е-маилови и ги споредувала стапките на одговори на упатените е-маилови. Фразите кои подразбираат заблагодарување („благодарам“, „благодарам однапреди сл.) се покажале како најефикасни.

Покажете почит кон мислењето на личноста што ја контактирате и времето што ќе го издвои за да одговори на вашиот е-маил. Луѓето сакаат да знаат дека нивното време се цени и дека ќе биде потрошено на корисен начин. Дали сте успеале во тоа или не, ќе покаже одговорот што ќе го (нема да го) добиете од вашиот извор на информации.

Ocijenite kvalitet članka